Rechnungen als PDF → importierbares CSV
Legen Sie einen Ordner voller Rechnungen ab. Sie erhalten eine Zeile je Rechnung — Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., Nettobetrag, USt., Gesamtbetrag — und eine Zeile je Position, als CSV, das Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Datenbank auch wirklich importiert.
- Eine Excel-Datei, in der die Beträge Zahlen sind, die Sie summieren können — kein Text, der wie eine Zahl aussieht.
- Eine Kategorie in jeder Zeile, und Fremdwährung umgerechnet zum Kurs des jeweiligen Buchungstags.
- Oder die Datei, die Ihre Software verlangt: OFX, ein CSV für Xero oder QuickBooks, UBL XML für ein ERP.
Das PDF Ihrer Bank
NORTHBANK PLC
Statement · 01–31 March 2026 · GBP
03/03/26SALARY - ACME LTD4,250.00
04/03/26RENT - MARCH1,200.00
05/03/26TESCO STORES 447187.35
07/03/26SHELL FUEL LONDON62.10
11/03/26AWS EMEA214.88
22/03/26VODAFONE LTD42.00
Das Excel, das Sie zurückbekommen
| Datum | Buchungstext | Kategorie | GBP | EUR |
|---|---|---|---|---|
| 2026-03-03 | SALARY - ACME LTD | Salary | +4,250.00 | 4,875.60 |
| 2026-03-04 | RENT - MARCH | Rent | −1,200.00 | 1,378.56 |
| 2026-03-05 | TESCO STORES 4471 | Groceries | −87.35 | 100.46 |
| 2026-03-07 | SHELL FUEL LONDON | Fuel | −62.10 | 71.63 |
| 2026-03-11 | AWS EMEA | Software | −214.88 | 248.81 |
| 2026-03-22 | VODAFONE LTD | Telecoms | −42.00 | 48.59 |
Kategorie bereits eingetragen. Umrechnung in EUR zum Kurs des jeweiligen Buchungsdatums — nicht zum heutigen.
Rechnungen hier ablegen — PDFs oder Fotos
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So funktioniert es
- 1
Rechnungen ablegen
Ein ganzer Ordner oder ein PDF mit einem Stapel darin. Es wird auseinandergenommen.
- 2
Die Felder werden ausgelesen
Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., Daten, USt., Gesamtbetrag — und darunter jede einzelne Position.
- 3
Importieren
Zwei CSV-Dateien: eine für die Buchhaltung, eine für die Positionen. Beide bereit zum Einlesen.
USt. in einer eigenen Spalte
Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag bleiben getrennt. Ein System, das die Steuer aus dem Gesamtbetrag erschließen muss, wird sie falsch erschließen, und eine Rechnung ohne Steueraufschlüsselung ist keine, die Sie buchen können.
Positionen, nicht nur Kopfdaten
Aus einer fünfseitigen Rechnung mit dreißig Artikeln werden dreißig Zeilen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, USt.-Satz, Positionssumme —, damit Sie Kosten und Bestand verfolgen, statt sie abzutippen.
Eine Kodierung, die hält
UTF-8 mit Byte Order Mark, damit ein Lieferant namens Kaufhaus Müller nicht als Kaufhaus Müller ankommt und Sie ein CSV von Hand reparieren müssen.
Häufige Fragen
- Werden gescannte oder fotografierte Dokumente gelesen?
- Ja. Scans und Handyfotos werden so gelesen, wie ein Mensch sie liest — ein zerknitterter Beleg oder ein schiefer Scan funktioniert ebenso, und es gibt keine Vorlage, die man je Bank einrichten müsste.
- Was, wenn ein PDF viele Belege enthält?
- Es wird auseinandergenommen. Fünfzig Belege, in ein einziges PDF gescannt, werden zu fünfzig Zeilen; ein zwölfseitiger Kontoauszug bleibt ein Dokument.
- Sind die Beträge in Excel echte Zahlen?
- Ja. Beträge und Salden kommen als numerische Zellen an — eine Spalte summiert sich, sobald Sie die Datei öffnen.
- Wie werden Fremdwährungen behandelt?
- Jeder Betrag wird zum veröffentlichten Kurs des jeweiligen Buchungsdatums umgerechnet — nicht zum heutigen Kurs. Kurs und Kursdatum stehen neben dem Betrag, sodass Sie es nachprüfen können.
- Brauche ich ein Konto?
- Nein. Stapel umwandeln, einmal zahlen, herunterladen. Ein Konto brauchen Sie nur für ein monatliches Seitenkontingent.
- Funktioniert es mit QuickBooks und Xero?
- Ja. Neben Excel können Sie einen Kontoauszug als OFX herunterladen — das Standardformat für Bankdaten, das beide lesen — oder als fertiges CSV, genau so aufgebaut, wie es die jeweilige Software erwartet: Date, Amount, Payee, Description, Reference für Xero und die drei Spalten Date, Description, Amount für QuickBooks, Ausgänge bereits mit negativem Vorzeichen. Rechnungen und Belege können Sie außerdem als UBL XML für ein ERP oder ein E-Rechnungssystem ausgeben.