Rechnungen als PDF → importierbares CSV
Legen Sie einen Ordner voller Rechnungen ab. Sie erhalten eine Zeile je Rechnung — Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., Nettobetrag, USt., Gesamtbetrag — und eine Zeile je Position, als CSV, das Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Datenbank auch wirklich importiert.
Meridian Supplies
12 Harbour Road, Bristol
INVOICE
| Position | Menge | Summe |
|---|---|---|
| Office chairs | 4 | 580.00 |
| Standing desk | 2 | 640.00 |
| Delivery | 1 | 45.00 |
Das Excel, das Sie zurückbekommen
| Position | Menge | Einzel | Summe | Kategorie |
|---|---|---|---|---|
| Office chairs | 4 | 145.00 | 580.00 | Büro |
| Standing desk | 2 | 320.00 | 640.00 | Büro |
| Delivery | 1 | 45.00 | 45.00 | Büro |
| Zwischensumme | 1,265.00 | |||
| USt. 20% | 253.00 | |||
| Gesamt | 1,518.00 | |||
Rechnungen hier ablegen — PDFs oder Fotos
PDF · Foto · iPhone HEIC · Scan · ZIP · Word — beliebig gemischt, Test ohne Registrierung
Ihr erstes Dokument wird kostenlos umgewandelt und die Excel-Datei lädt herunter — ohne Anmeldung. $7 für den ganzen Stapel.
So funktioniert es
- 1
Rechnungen ablegen
Ein ganzer Ordner oder ein PDF mit einem Stapel darin. Es wird auseinandergenommen.
- 2
Die Felder werden ausgelesen
Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., Daten, USt., Gesamtbetrag — und darunter jede einzelne Position.
- 3
Importieren
Zwei CSV-Dateien: eine für die Buchhaltung, eine für die Positionen. Beide bereit zum Einlesen.
USt. in einer eigenen Spalte
Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag bleiben getrennt. Ein System, das die Steuer aus dem Gesamtbetrag erschließen muss, wird sie falsch erschließen, und eine Rechnung ohne Steueraufschlüsselung ist keine, die Sie buchen können.
Positionen, nicht nur Kopfdaten
Aus einer fünfseitigen Rechnung mit dreißig Artikeln werden dreißig Zeilen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, USt.-Satz, Positionssumme —, damit Sie Kosten und Bestand verfolgen, statt sie abzutippen.
Eine Kodierung, die hält
UTF-8 mit Byte Order Mark, damit ein Lieferant namens Kaufhaus Müller nicht als Kaufhaus Müller ankommt und Sie ein CSV von Hand reparieren müssen.
Häufige Fragen
- Werden gescannte oder fotografierte Dokumente gelesen?
- Ja. Scans und Handyfotos werden so gelesen, wie ein Mensch sie liest — ein zerknitterter Beleg oder ein schiefer Scan funktioniert ebenso, und es gibt keine Vorlage, die man je Bank einrichten müsste.
- Was, wenn ein PDF viele Belege enthält?
- Es wird auseinandergenommen. Fünfzig Belege, in ein einziges PDF gescannt, werden zu fünfzig Zeilen; ein zwölfseitiger Kontoauszug bleibt ein Dokument.
- Sind die Beträge in Excel echte Zahlen?
- Ja. Beträge und Salden kommen als numerische Zellen an — eine Spalte summiert sich, sobald Sie die Datei öffnen.
- Wie werden Fremdwährungen behandelt?
- Jeder Betrag wird zum veröffentlichten Kurs des jeweiligen Buchungsdatums umgerechnet — nicht zum heutigen Kurs. Kurs und Kursdatum stehen neben dem Betrag, sodass Sie es nachprüfen können.
- Brauche ich ein Konto?
- Nein. Das erste Dokument wird kostenlos umgewandelt und die Excel-Datei können Sie ohne Konto herunterladen. Für einen ganzen Stapel zahlen Sie einmalig $7; ein Konto ist nur für ein monatliches Seitenkontingent.
- Funktioniert es mit QuickBooks und Xero?
- Ja. Neben Excel können Sie einen Kontoauszug als OFX herunterladen — das Standardformat für Bankdaten, das beide lesen — oder als fertiges CSV, genau so aufgebaut, wie es die jeweilige Software erwartet: Date, Amount, Payee, Description, Reference für Xero und die drei Spalten Date, Description, Amount für QuickBooks, Ausgänge bereits mit negativem Vorzeichen. Rechnungen und Belege können Sie außerdem als UBL XML für ein ERP oder ein E-Rechnungssystem ausgeben.