Rechnungen → eine Tabelle
Legen Sie einen Ordner voller Rechnungen ab. Jede wird zu einer Zeile — Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., USt., Gesamtbetrag — und jede Position landet auf einem eigenen Blatt, damit Sie Kosten und Bestand verfolgen, statt sie abzutippen.
- Eine Excel-Datei, in der die Beträge Zahlen sind, die Sie summieren können — kein Text, der wie eine Zahl aussieht.
- Eine Kategorie in jeder Zeile, und Fremdwährung umgerechnet zum Kurs des jeweiligen Buchungstags.
- Oder die Datei, die Ihre Software verlangt: OFX, ein CSV für Xero oder QuickBooks, UBL XML für ein ERP.
Rechnungen hier ablegen — PDFs oder Fotos
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So funktioniert es
- 1
Rechnungen ablegen
Ein ganzer Ordner oder ein PDF mit einem Stapel darin. Es wird auseinandergenommen.
- 2
Die Felder werden ausgelesen
Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr., Daten, USt., Gesamtbetrag — und darunter jede einzelne Position.
- 3
Verbuchen
Eine Zeile je Rechnung für die Buchhaltung, eine Zeile je Position für den Bestand. Excel, CSV oder XML.
Positionen, nicht nur Summen
Aus einer fünfseitigen Rechnung mit dreißig Artikeln werden dreißig Zeilen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, USt.-Satz, Positionssumme.
Steuer sauber getrennt
Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag bleiben in eigenen Spalten. Eine Rechnung ohne Steueraufschlüsselung ist keine Rechnung, die Sie buchen können.
Direkt in Ihr ERP
Nehmen Sie es als Excel, CSV oder als XML, das ein Integrator in Minuten zuordnet.
Häufige Fragen
- Werden gescannte oder fotografierte Dokumente gelesen?
- Ja. Scans und Handyfotos werden so gelesen, wie ein Mensch sie liest — ein zerknitterter Beleg oder ein schiefer Scan funktioniert ebenso, und es gibt keine Vorlage, die man je Bank einrichten müsste.
- Was, wenn ein PDF viele Belege enthält?
- Es wird auseinandergenommen. Fünfzig Belege, in ein einziges PDF gescannt, werden zu fünfzig Zeilen; ein zwölfseitiger Kontoauszug bleibt ein Dokument.
- Sind die Beträge in Excel echte Zahlen?
- Ja. Beträge und Salden kommen als numerische Zellen an — eine Spalte summiert sich, sobald Sie die Datei öffnen.
- Wie werden Fremdwährungen behandelt?
- Jeder Betrag wird zum veröffentlichten Kurs des jeweiligen Buchungsdatums umgerechnet — nicht zum heutigen Kurs. Kurs und Kursdatum stehen neben dem Betrag, sodass Sie es nachprüfen können.
- Brauche ich ein Konto?
- Nein. Stapel umwandeln, einmal zahlen, herunterladen. Ein Konto brauchen Sie nur für ein monatliches Seitenkontingent.
- Funktioniert es mit QuickBooks und Xero?
- Ja. Neben Excel können Sie einen Kontoauszug als OFX herunterladen — das Standardformat für Bankdaten, das beide lesen — oder als fertiges CSV, genau so aufgebaut, wie es die jeweilige Software erwartet: Date, Amount, Payee, Description, Reference für Xero und die drei Spalten Date, Description, Amount für QuickBooks, Ausgänge bereits mit negativem Vorzeichen. Rechnungen und Belege können Sie außerdem als UBL XML für ein ERP oder ein E-Rechnungssystem ausgeben.